自社の事務をAIで回すバックオフィス

01どんな状況だったか

一人の会社です。事務に時間を取られると、そのぶん本業が止まります。案件が10件を超えたあたりから、どれが止まっているのかが自分でも分からなくなりました。

02何が問題だったか

• 見積・請求・入金確認が月末に固まる。
• 案件が増えると、止まっているものに気づけない。気づいたときには何日も経っている。
• 状態がいろいろな場所に散らばっていて、どこを見れば正しいのか決まっていない。
• 経理の判断をAIに任せると楽だが、間違っていたときに気づけない。

03仕組み

図は横にスクロールできます →

04何をしたか

1. 正しいデータの置き場所を1つに決めた

   案件の状態も、経理の記録も、置き場所を1箇所に決めています。どこを直せばよいかが常に決まるので、直し忘れが起きません。

2. 毎朝、ひとりでに事実を集めるようにした

   各案件を見て、更新の有無と止まっている日数という事実だけを集めます。「危ない」「急ぎ」といった判断はここではしません。

3. 経理の判断は、別々のAIに独立に見せて突き合わせた

   同じ資料を2つの生成AIにそれぞれ見せ、答えを比べます。一致したところはそのまま通し、食い違ったところだけ人が確かめます。さらに「事実」「推論」「足りない資料」を分けて書かせているので、どこが推測なのかが分かります。

4. 接点を3つに絞った

   チャットで指示する、LINEで報告する、管理画面で確認する。増やすと、どこに書いたか分からなくなります。

5. 優先順位は人が決める

   何を先にやるかは人が書き込みます。AIが集めた事実と、人が書いた判断を、はっきり分けて置いています。

05システム構成

図は横にスクロールできます →

06出来上がったもの

図は横にスクロールできます →

07どう変わったか

• 止まっている案件が、翌朝には分かるようになった。
• 事務にとりかかるまでの心理的なコストが下がった。何をやるかが既に並んでいるからです。
• 経理で人が見るべき件だけが上がってくる。一致した分は確認しなくてよくなった。
• 同じ形をお客様に持ち込めるようになった。自分で毎日使っているので、どこがつらいかを知っています。