紙の請求書をグループウェアで全面電子化

01どんな状況だったか

取引先から届く請求書は紙でした。受け取った人が仕分け、担当者が中身を確認して押印し、ファイルに綴じてキャビネットに保管する。長く続いてきた、それ自体は破綻していない流れです。

02何が問題だったか

• 承認が「その人が席にいるかどうか」に縛られる。現場に出ている日は止まる。
• 過去の請求書を探すときは、年度と取引先を頼りに棚を探すしかない。
• 保管の場所と手間が、毎年ぶん増え続ける。
• いつ誰が承認したのかが、印影より細かくは残らない。

03仕組み

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04何をしたか

1. 入り口をそろえた

   紙で届いたものも含め、受け取った時点でPDFにそろえます。ここを揃えないと、後ろの工程が二重になります。

2. すでにある器を使った

   新しいシステムを増やさず、社内で使われているグループウェア（desknet's NEO）のワークフローに載せました。新しい月額費用は発生していません。

3. 運用ではなく器だけを替えた

   承認の順番と条件は、紙のときの回覧に合わせました。仕事のやり方を変えないので、覚え直しがほとんど要りません。

4. 保管を自動にした

   ファイル名の付け方を決めるのではなく、検索で取り出す前提に切り替えました。

05出来上がったもの

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06どう変わったか

• 承認が場所に縛られなくなった。移動中でも、現場からでも進む。
• 「探す」が、棚まで行くことから検索することに変わった。
• いつ誰が承認したかが、記録として残るようになった。
• 保管スペースがこれ以上増えなくなった。

07使ったもの